Люди в черном за образец - Сергей Калинин подсказывает

Бизнес-консультант, бизнес-тренер, сотрудник консалтинговой компании «Психология и бизнес», эксперт Центра Деловой Информации Сергей Калинин – о том, какой вопрос полезно задавать себе раз в квартал. (Еще больше бизнес-размышлений и советов - в блоге  автора).

Чем отличается хороший хозяин или хозяйка дома от плохого? Задайте этот вопрос, и вы услышите самые разные ответы. Например: «У хорошего хозяина в доме чистота и порядок»; «У него дом постоянно освежается, обновляется. Ничего не разваливается; ремонт вовремя делается»; «Это такой, у которого дома приятно находиться – уютно, красиво все, аккуратно».

В бизнесе – та же самая ситуация! Любой специалист может быть либо хорошим «хозяином своего дела», либо плохим. Любой руководитель может быть либо настоящим «хозяином в своем доме» - подразделении, организации, бизнесе, - либо плохим.

Одно из ключевых отличий «хорошего хозяина» от плохого – постоянное стремление сделать свой дом, то есть рабочее место, организацию, свое дело лучше. Выражаясь языком компьютерщиков, в сознании настоящих профессионалов программа непрерывного совершенствования не только своей работы, но и себя самого действует на уровне «базовой прошивки», она постоянно активна.

Но одного простого желания улучшить себя или свое дело обычно недостаточно. Надо еще понимать, КАК именно это можно сделать. Здесь на помощь приходят методы оптимизации, и специалисты, которые являются экспертами по этим самым методам.

Что такое «оптимизация трудовой деятельности» очень легко понять на забавном примере. Наверняка вам знаком фильм «Люди в черном» (Men In Black). Помните там эпизод, где персонаж Уилла Смита проходит процедуру отбора в секретное подразделение «людей в черном»?

Всех участников отбора усаживают в неудобные кресла в форме яйца,

выдают листочки с анкетой и карандаши. Заполнять анкету в такой ситуации практически невозможно: острый карандаш легко протыкает бумагу, которую приходится держать или на весу, или положить на коленки. Как тогда поступает герой Уилла Смита?

Он встает и со страшным скрежетом пододвигает к своему креслу единственный стол, ранее стоявший посреди комнаты. В ответ на удивленные взгляды участников анкетирования он поясняет: «Так удобнее!». После чего кладет листочки анкеты на стол и с комфортом заполняет их.

Вот в этой короткой фразе («Так удобнее») – вся суть оптимизации. Если вы придумываете какой-то способ делать свою работу комфортнее, быстрее, экономичнее, легче, производительней – то это и есть «оптимизация».

Разумеется, мы все по жизни «немного оптимизаторы» - в первую очередь в быту. Рубрика «Маленькие хитрости» журнала «Наука и Жизнь», посвященная оптимизации в быту, появилась в 1961 году, но до сих пор популярна. И пусть сатирик Задорнов иноризирует на «сто первым способом использования старых колготок», актуальность подобных советов будет вечной.

Если в быту простор нашего оптимизаторского творчества ничем не ограничен, то с бизнесом все немного сложнее. Любая оптимизация – это риск. Кроме того, это затраты. Да и вообще, зачем улучшать то, что и так вроде работает и даже какую-то прибыль приносит?

Особенно «боязнью оптимизации» страдают компании, которые являются явными или скрытыми монополистами в своей отрасли или секторе рынка. Или они только имитируют эту самую оптимизацию. Чтобы было понятнее, вот вам два примера (это лишь частное мнение автора): Сбербанк и Почта России.

Сбербанк – несомненно, положительный пример эффективной оптимизации. Хотя Сбербанк «советского образца» - это крайне инертная монополистическая структура, которая как огня боится любых изменений в своей деятельности. Какие-то ощутимые улучшения начались лишь в 2008 году, после того как Г.Греф стал председателем правления Сбербанка. В рамках одной статьи невозможно охватить все сделанные улучшения, но вспомните хотя бы скандалящие очереди в филиалах Сбербанка конца 90-х, и сравните с современной системой электронной очереди – быстро, удобно, понятно, никакого стресса.

Почта России – явный негативный пример. Наиболее показательным здесь является то, что каждый год на Почте появляются десятки дополнительных услуг, реальная востребованность которых потребителями под большим вопросом, а компетентность сотрудников Почты в оказании этих услуг стремится к нулю, в то время как основные производственные процессы оставляют желать лучшего – срок доставки удручающе долог, а посылки как терялись, так и теряются.

Существуют разные способы оптимизации. Для оптимизации бизнеса в целом используются большие технологии, так называемые «методологии», оптимизации. Среди наиболее популярных: «процессное управление» (формализация и непрерывное улучшение процессов деятельности организации); управление качеством (например, с помощью внедрения стандартов ISO); «бережливое производство» (сокращение потерь и улучшение производительности на всех этапах производственного цикла) и др.

Проблема лишь в том, что методологии оптимизации изначально предназначены для использования в крупных организациях. Их результативное применение требует затрат времени и денег, привлечения экспертов, создания в самой организации соответствующих подразделений, отвечающих за оптимизацию.

Для малого и микро-бизнеса методологии оптимизации будут слишком громоздкими и избыточными. Для малого бизнеса (или даже для отдельного профессионала) достаточно обычно небольшого набора методов, приемов оптимизации, которые просто надо знать и регулярно применять в своей работе.

В заключение предлагаю один небольшой «приемчик» оптимизации, который читатели могут опробовать в любой деятельности (например, в своей работе).

Суть приема: регулярно, примерно 1 раз в 3-6 месяцев, задавайте себе один простой вопрос: «Что в своей работе я делаю лишнего?» или «Что именно в моей работе я могу не делать совсем, при условии, что качество и результативность моей работы не ухудшатся? На что именно я могу не тратить свое время и силы?».

Возьмите ручку и бумагу, и запишите не менее 5-7 трудовых операций (действий, активностей), от которых вы могли бы избавиться. И постепенно, со временем, просто избавьтесь от этих «лишних вещей»!

Повторяйте процедуру регулярно – и жить (работать) станет значительно легче.

Сергей Калинин